目次
工務店にとって、業務効率化は重要な課題の一つです。
さまざまな業務の効率化を進めることで、生産性の向上などメリットを得ることができます。
当記事では、工務店における業務効率化の方法をわかりやすく解説します。
効率化のメリットや具体的な方法も紹介するため、すぐに改善施策の実施に取り組むことが可能です。
これから工務店の業務効率化を検討している人や、業務効率化のコツを知りたい人は、ぜひ参考にしてください。
工務店が効率化を進めるメリット
業務効率化とは、業務の効率を上げるための取り組みです。
「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除して、より効率の良い手段で業務が進むようにします。
■業務効率化における「ムリ」「ムダ」「ムラ」の例
- 「ムリ」：無理なスケジュール・無理な計画・無理な仕事量
- 「ムダ」：無駄な会話・無駄な業務・無駄づかい
- 「ムラ」：仕上がりのムラ・忙しさのムラ・業務量のムラ
工務店が業務効率化を進めると、下記のようなメリットが得られます。
コスト削減
コスト削減は、業務効率化においてもっとも効果を実感しやすいポイントです。
業務を効率化することで、電気代などの経費だけではなく、人件費の節約にもつながります。
会社の無駄なコストを削減して必要な部分にコストをかけるようにすることで、さらなる効率化や利益の向上も期待できるでしょう。
生産性向上
業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことで、全体の生産性が向上します。
少ない労力で最大限のパフォーマンスを出すことが可能となり、利益の増大や業績アップにつながります。
従業員も余計な業務にわずらわされることがなくなり、職場環境の改善にも効果的です。
ワーク・ライフ・バランスの実現
業務の効率化が進むと、仕事と生活を両立しやすくなり、従業員のワーク・ライフ・バランスが実現します。
建設業界は、労働時間の長さや賃金の低さなどの原因により、離職率が高い業界です。
業務効率化でコスト削減や生産性向上に成功すると、賃金の増加や労働時間削減が可能となります。
ワーク・ライフ・バランスを実現できる職場は労働者の定着率アップや勤労意欲の向上を実現できるため、優秀な人材を集めやすい傾向です。
人手不足の建設業界において、業務効率化によるワーク・ライフ・バランスの実現は、大きなメリットをもたらすでしょう。
工務店が業務効率化を進めるポイント
ここでは、工務店が実際に業務効率化を進める際に重要なポイントを解説します。
業務効率化を成功させるコツは、それぞれの工程を一つずつ順番にクリアしていくことです。
工務店の業務効率化を進めるうえで、下記の3つのポイントは必ず押さえておきましょう。
業務の可視化
業務の効率化を行うために、最初に必要なポイントが「業務の可視化」です。
現在行われている業務がどのような工程で行われているかを洗い出します。
現場のシステムや業務を徹底的に再検討することで、効率化するべき部分を発見してください。
誰でもできる単純な業務や、繰り返し行われる業務は、改善の効果が出やすい傾向です。
無駄な工程を省き、マニュアルやフローチャートを作るなどの対策で、大きく効率がアップするでしょう。
優先順位の決定
改善すべき業務の洗い出しを行った後は、それぞれの業務の優先順位を決定します。
優先順位を決めるにあたり、最優先するべきものは「改善によりもっとも高い効果が期待できる業務」です。
簡単に改善できる業務はそれほど大きな効果を見込めないことが多く、後回しにしても問題ありません。
優先順位が高い業務は、業務支援サービスやデジタルツールの導入で大幅に効率化できる傾向にあります。
簡略化できる工程は、積極的に自動化やアウトソーシングに取り組みましょう。
業務を一部の担当者に集中させるのではなく、誰でもできるようにすると、より業務効率がアップします。
マニュアル化とフローチャートの利用
マニュアル化とフローチャートの利用は、工務店の業務効率化に欠かせません。
誰が行ってもその仕事ができるようにしておくことで、作業効率がアップします。
特定のスタッフだけが運用している仕事は、効率化のチャンスです。
詳しいマニュアルを作り、操作や業務の流れをフローチャートにして、誰でもわかるようにしましょう。
マニュアルとフローチャートを整えることで、同一の業務をすべての従業員が、もっとも効率の良い方法で進めることができます。
すべての資料はクラウドなどに一元管理し、多くの従業員に共有しておくことも業務効率化のポイントです。
【工務店向け】業務効率化を進める方法
工務店には営業や施工管理、各種書類の作成などさまざまな業務があります。
工事現場の現場管理や、協力会社とのやり取り、お客様対応も効率化の対象です。
工務店の業務効率化は、ツールやサービスの見直しと、業務の自動化が効果を発揮します。
積極的に新しいアイディアを導入し、業務効率化を進めましょう。
ここでは、工務店において業務効率化を進めるうえで、効果の高い方法を解説します。
クラウドサービスを利用する
クラウドサービスとは、書類データや画像をクラウド上に保存できるサービスです。
業務で必要なデータをクラウド上で共有することで、必要な際にいつでもアクセスできます。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、テレワークとの相性にも優れています。
- 案件の進行データ
- 日報
- 顧客情報
- 工事見積書や発注書など各種書類
- 各業務のマニュアルやフローチャート
- 現場写真や図面
これらの内容は、工務店でクラウド化しやすく、導入事例も豊富です。
普段使う機会が多いデータや、社内で共有するべき情報は積極的にクラウド化することをおすすめします。
チャットやコミュニケーション・ツールを活用する
社内の連絡や情報共有は、ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールの活用がおすすめです。
これまでは、社内ツールとしてメールを使用することが一般的でした。
しかし、メール作成に時間がかかる点や、情報整理が難しいというデメリットがあります。
ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールは、チャット機能だけではなく、タスクの管理やファイル送信など、あらゆる情報共有が可能です。
また、映像や音声を使った会話もできるため、Web会議も簡単に行うことができます。
パソコンはもちろん、スマートフォンから利用できるツールも多いため、リアルタイムでやり取りできる点もメリットです。
ルーティン業務を自動化する
工務店の業務には、毎回決まった工程で行うルーティン業務が多数存在します。
ルーティン業務は誰でもできる簡単な内容が多く、自動化しやすい業務です。
- 見積書
- 発注書
- 請求書
- 工程管理
- 顧客管理
上記のような業務は、これまでExcelでデータを作成することが一般的でした。
しかし、Excelの機能を使いこなすためにはスキルが必要で、ミスも起こりやすいというデメリットがあります。
工務店向けの業務支援ツールを導入すると、簡単な手順でルーティン業務の自動化が可能です。
これまで書類作成などに費やしていた時間や手間を削減することで、業務全体の効率化につながります。
住宅フランチャイズに加盟する
住宅フランチャイズとは、集客から住宅の建築、販売までの一連のノウハウを利用できる仕組みです。
加盟店はフランチャイズ本部にロイヤリティを支払い、業務の指導やサポートを受けることができます。
中小企業は、人手も営業先も限られており、宣伝手段も整っていないところがほとんどです。
住宅フランチャイズに加盟して完成されたノウハウを活用することで、大幅な業務効率化につながります。
住宅フランチャイズの「ジョンソンパートナーズ」は、20年間で年間契約棟数を10倍に成長させた実績をもとに、工務店の効率化に最適なノウハウを提案します。
営業・マーケティング・設計など、各セクションのスペシャリストが密着支援を行うため、成功実績が豊富です。
業務効率化で悩んでいる工務店は、ぜひジョンソンパートナーズへの加盟を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
工務店にとって、業務の効率化はコスト削減や生産性向上につながります。
人材の定着率もアップするため、人手不足の建設業界にとって業務効率化は欠かせません。
工務店の業務効率化を進めるためには、住宅フランチャイズに加盟することも一つの手段です。
「ジョンソンパートナーズ」では、各分野のスペシャリストによるサポートと、多数の成功事例を持つノウハウにより、工務店の業務効率化を推進します。
自社での業務効率化に限界を感じている人は、ぜひジョンソンパートナーズへ是非一度お問合せ下さい。
