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こんにちは。ジョンソンホームズ川田です。
会社の経営をスムーズに進めるためには、経営会議は欠かせません。
しかし、経営会議の目的が共有できていなかったり、運営方法が定まっていなかったりという理由から、有意義な会議にできていないというケースもあります。
そこで今回は、経営会議の目的について解説します。
運営方法や経営会議を進めるコツなどもご紹介しますので、経営会議のあるべき姿を一緒に考えていきましょう。
経営会議の目的
経営会議とは、代表取締役や取締役、執行役員、各部署のリーダーなど、会社の経営に携わる人たちで行う会議のことをいいます。
経営会議の目的は、会議の参加者が会社の現状や今後の課題などを確認して共有すること。
会社の経営方針や経営戦略、事業の進捗状況などに関する意思決定や見直しなどを行います。
なお、経営会議に似たもので取締役会というものがあります。
取締役会は経営会議と同じく上層部の社員が参加しますが、参加者には株主総会で選任された3名以上の取締役が必要です。
経営会議のあるべき姿と運営のコツ
経営会議を有意義なものにするには、運営方法のコツをつかむことが重要です。
経営会議の「運営のコツ」「経営会議中のコツ」「経営会議後のコツ」について見ていきましょう。
運営のコツ
経営会議を行う上で押さえておきたいポイントは次のとおりです。
定期的に行う
経営会議は毎月1日に開催するなど、決まった頻度で定期的に行いましょう。
あらかじめ日にちを決めておくことで参加者は会議に向けて準備できるため、有意義な経営会議にすることができます。
経営状況をタイムリーに話し合いたいときは、月次決算日を基準に会議の開催日を決めるのも良いでしょう。
会議時間を設定する
会議の時間を1時間や2時間など、あらかじめ決めておきます。
時間制限を設けないと、長々と議論が続いてしまうことも。
会議前に時間制限を参加者に共有してきましょう。
事前準備をする
会議で使用する資料を事前に配布したり、議題を共有したりしておくことで、時間をロスすることなく、会議をスムーズに進めることができます。
また、事前に各部署のヒアリングをしておくと、会議で現場の声を反映させられるでしょう。
あわせて、その日の会議で決めるべき内容なども共有しておくと、参加者全員が共通認識をもって会議に臨めます。
経営会議中のコツ
経営会議中のコツも見ていきましょう。
議事録を残す
経営会議で話し合った内容は、議事録でしっかり残し、参加者に共有します。
そうすることで、会議で争点となったポイントや今後の課題などが見えやすくなり、次回の経営会議で話し合わなくてはいけないことなども見えてきます。
参加者が気軽に発言できる会議にする
誰かが一方的に発言し続ける議論は、一部の参加者だけの意見が採用されてしまう危険も。
参加者全員が意見交流できる雰囲気を作ることで、自由に議論できる経営会議のあるべき姿を目指せるでしょう。
進行役を設ける
経営会議では会議を進める「進行役」を設けるのがおすすめです。
進行役を設けることで、会議を円滑に進められたり、意見が対立した際は調整役として事態を鎮静化したりすることができます。
経営会議後のコツ
経営会議での内容を実際に経営に落とし込んでいくには、経営会議後のアクションも大切です。
次のようなポイントも意識してみましょう。
決定事項は実行する
経営会議で決まった事項は会社の総意であるため、必ず実行しましょう。
決定した事項をいつまでも実行しないと、経営会議の意義や会議への信頼感がなくなるため注意が必要です。
フォローアップする
経営会議の決定事項の進捗状況を確認するなど、会議後のフォローアップが重要です。
会議後にしっかりフォローアップすることで、経営会議の効果をより一層高めます。
会議のコツについては下記コラムでもご紹介していますので、あわせてご覧ください。
ジョンソンパートナーズが考える経営会議のあるべき姿と目的
月1回実施している当社の経営会議には、全部署からリーダーが集まります。
これまで会議の中身ややり方を模索してきましたが、その結果、今のスタイルにたどり着きました。
以前の経営会議は社員に負担を強いるものだった
以前の会議はというと、経営者である私が主体で、内容は業績に関することに集中していました。
状況の報告を受け、目標が未達成ならばその理由を追及する。
一方、詰められる側は、できない言い訳をうまく考えるようになっていくという、本質の解決につながらない結果に。
そして、何しろ「自分たちで決めた」と実感できることもないので、会議は参加メンバーにとって「今、経営会議の時間さえ過ぎれば...」と、負担になるものだったように思います。
実は私自身も、この経営会議は「やらなければならない」義務感からやっていました。
せっかくの人が集まるメリットを、まったく生かすことができていなかったのです。
組織が大きくなると、次は情報共有の場としても会議を活用しました。
数字やプロジェクトの進捗などに加え、何を思って仕事をしているのか、モチベーションはどうなのかを発表してもらうといった形です。
互いを知ることで刺激を受けてもらいたいと考えていましたが、この方法では、聞いている人の参加意識が低くなりがちになってしまいました。
ワークショップ形式の経営会議を採用
参加者にとって意味のある経営会議にするために、それぞれが"経営"について話し、全員が主体者になる会議を実践してみました。
「社員の「主体性」を高めるには、社員が「話すこと」にあった！」のコラムでも触れましたが、会議にはワークショップ形式を取り入れました。
経営を語ってもらうので、経営の中身はオープンに。
また、全員のベクトルが同じ方向に向いていることが肝要です。
会議は全体を通して2時間半。
はじめに、業績、プロジェクトの進捗、クレーム情報、それぞれのモチベーション、採用状況、財務状況など経営に関わる情報を一気に共有します。
その後、2人1組になってワークショップという流れです。
ワークショップで私が投げかけるのは、「今期の課題ってどんなことがある？中・長期的な課題は？じゃあ解決するにはどうしたら良い？」などといったこと。
すると、課題解決の主体となる参加者同士の対話を通して、いろいろな角度からの課題や意見が挙がり、それに対する解決策が出てくるのです。
そして、出てきた「こうしたい」という意見や解決策を尊重し、その場で課題を解決していく、あるいは経営に反映させていきます。
参加者全員にとって、経営会議が意味のあるものに
以前の会議終わりは、「疲れたわりに、何も変わっていない」という悶々とした空気でした。
それが今は、みんなから「切り替えて進めていくぞ！」といった雰囲気が見て取れるようになりました。
参加社員一人ひとりが頭をフル回転させ、経営視点から考え発言することで、「会社を動かし良くしていくのは自分たちだ」という実感が持てるのだと思います。
意見が通り、課題がその場で解決に結びつくことで、充実感を持ってまた日常業務に入っていけているのではないでしょうか。
このスタイルが、ジョンソンなりの経営会議のあるべき姿だと思っています。
そして、経営会議にもわいわい感があるのは、ウチらしくて良いんじゃないかと。
いつも社員にわくわくさせてもらっています。
経営会議の目的を整理してあるべき姿を考えよう
経営会議とは、代表取締役や取締役、各部署のリーダーなど経営に携わる人たちで行う会議で、会議の参加者が会社の現状や今後の課題などを確認して共有することを目的としています。
経営会議を有意義なものにするには、次のようなポイントを押さえましょう。。
＜運営のコツ＞
- 定期的に行う
- 会議時間を設定する
- 事前準備をする
＜経営会議中のコツ＞
- 議事録を残す
- 参加者が気軽に発言できる会議にする
- 進行役を設ける
＜経営会議後のコツ＞
- 決定事項は実行する
- フォローアップする
ジョンソンパートナーズの経営会議は、月1回実施し、全部署からリーダーが集まります。
参加者にとって意味のある経営会議にするために、会議はワークショップ形式を取り入れ、参加者全員が主体者になる会議を実践しています。
経営のヒントを知りたいという方は、ぜひ一度ジョンソンパートナーズへご相談ください。
住宅会社運営を行なっていく上で、企業ごとのお悩みに寄り添ったサポートをお約束いたします。
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